Co umieszczać w protokołach?

Wydaje mi się, że wobec ujawnionych kontrowersji, celowe jest przesądzenia raz na zawsze, co należy umieszczać w protokołach z sesji, a także z posiedzeń komisji. W związku z tym opracowałem poniższy projekt rozstrzygnięcia.

Andrzej Korona

Opinia (oświadczenie)
Rady Gminy Kłodawa z dnia …................ 2019 r.

1. W sprawie sposobu protokołowania dyskusji podczas sesji Rady Gminy Kłodawa

Uchwalony dnia 25 lutego 2009 r. i obowiązujący do niedawna Statut Gminy Kłodawa (Dziennik Urzędowy Województwa Lubuskiego z 9.10.2018 poz. 2256) stanowił, że:

§ 48. 1. Protokół z sesji musi wiernie odzwierciedlać jej przebieg.
2. Protokół z sesji powinien w szczególności zawierać: (…)
f) przebieg obrad, a w szczególności treść wystąpień albo ich streszczenie, teksty zgłoszonych, jak również uchwalonych wniosków, a nadto odnotowanie faktów zgłoszenia pisemnych wystąpień...

W aktualnie obowiązującym Statucie, przyjętym dnia 26 września 2018 r. (Dziennik Urzędowy Województwa Lubuskiego z 9.10.2018 poz. 2256), zawarta jest odmienna regulacja

§ 34. 1. Protokół z sesji powinien zawierać: (…)
f) zapis przebiegu obrad, tytuły podjętych uchwał, przyjętych wniosków formalnych oraz odnotowanie faktów zgłoszenia pisemnych wystąpień...

Ta zmiana została niewątpliwie podyktowana wprowadzeniem do ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (tekst jednolity Dz. U. z 2018r. poz. 994 ze zm.) przepisu:

Art. 20.1b. Obrady rady gminy są transmitowane i utrwalane za pomocą urządzeń rejestrujących obraz i dźwięk. Nagrania obrad są udostępniane w Biuletynie Informacji Publicznej i na stronie internetowej gminy oraz w inny sposób zwyczajowo przyjęty.

Powyższa dyspozycja jest wykonywana przez Radę Gminy Kłodawa od początku kadencji 2018-2023. Bezpośrednie transmisje oraz nagrania archiwalne z poszczególnych sesji są publikowane w internecie a odnośniki do nich publikowane w BIP Gminy Kłodawa. Kopie bezpieczeństwa nagrań są przechowywane w Urzędzie Gminy.

Skoro każdy zainteresowany ma możliwość zapoznania się z pełnymi zapisami obrazu i dźwięku z przebiegu sesji plenarnych Rady Gminy, nie ma potrzeby bardzo szczegółowego, zbliżonego do stenogramu, odzwierciedlenia przebiegu dyskusji w protokole. Byłaby to zarówno strata czasu pracownika zajmującego się techniczną obsługą pracy Rady, jak i papieru.

Należy zatem uznać, że w protokole z sesji wystarczy odnotować:

  1. imiona i nazwiska radnych i gości, którzy wzięli udział w dyskusji,
  2. treść zgłoszonych przez nich wniosków formalnych i merytorycznych oraz wyniki głosowania nad nimi,
  3. a także konkluzje, jeśli takowe zostały przyjęte przez aklamację.

Poprawki lub uzupełnia do protokołu należy zgłaszać w sposób konkretny, wskazując fragment, który należy usunąć oraz podając tekst, którym zdaniem wnioskodawcy należy zastąpić usunięty fragment lub tekst, o który należy uzupełnić protokół.

2. W sprawie sposobu protokołowania posiedzeń komisji stałych Rady Gminy Kłodawa

Statut Gminy Kłodawa stanowi, że:

§ 54. 1. (...)
2. Z posiedzenia Komisja sporządza protokół, który powinien być podpisany przez wszystkich członków komisji uczestniczących w posiedzeniu.,

jednak nie przesądza, co konkretnie należy odnotować w tym dokumencie.

Przyjęła się praktyka, że przebieg obrad komisji jest utrwalany w postaci cyfrowego zapisu dźwięku, a nagrania przechowywane w biurze Rady. Oznacza to, że istnieją techniczne możliwości odtworzenia w szczegółach kto i co powiedział podczas posiedzenia, a zatem i w tym przypadku nie ma potrzeby bardzo szczegółowego odzwierciedlenia przebiegu dyskusji w protokole.

Ustawa o samorządzie gminnym nie zawiera obowiązku używania urządzeń technicznych do rejestrowania wyników głosowania ani głosowania imiennego podczas posiedzeń komisji.

Wobec tego należy przyjąć, że protokoły z posiedzeń komisji stałych Rady Gminy powinny zawierać:

  1. datę i miejsce posiedzenia oraz imię i nazwisko przewodniczącego obrad,
  2. stwierdzenie prawomocności posiedzenia,
  3. przyjęty porządek obrad,
  4. zapis przebiegu obrad z wyszczególnieniem imion i nazwisk biorących udział w dyskusji nad poszczególnymi punktami porządku obrad,
  5. treść przyjętych opinii i wniosków,
  6. wyniki głosowania nad opiniami i wnioskami ze wskazaniem liczby głosów „za”, „przeciw” i „wstrzymujących się”,
  7. podpisy radnych biorących udział w posiedzeniu.

Do protokołów należy załączać:

  1. listy obecności,
  2. kopie dokumentów będących przedmiotem obrad.

 

Uzasadnienie

1. Podczas III sesji Rady Gminy jeden z radnych stwierdził, że protokoł z II sesji Rady Gminy nie odzwierciedla przebiegu dyskusji nad zimowym utrzymaniem dróg i nie zawiera zgłoszonego przezeń wniosku (choć faktycznie takowego nie zgłosił). Zostało też zaprezentowane stanowisko, że wobec wprowadzonego niedawno ustawowego obowiązku publikowania zapisów obrazu i dźwięku z przebiegu sesji, nie ma sensu ani potrzeby tak szczegółowego, jak do tej pory, odzwierciedlania przebiegu dyskusji w protokołach.

Wobec rozbieżnych opinii celowe jest ustalenie stanowiska Rady Gminy w sprawie sposobu protokołowania dyskusji prowadzonych podczas sesji, a także wymogów, jakie powinny spełniać poprawki i uzupełnienia do protokołu zgłaszane przez radnych (§ 35.2. Statutu Gminy).

2. Ponieważ Statut Gminy nie precyzuje, co powinno znaleźć się w protokołach z posiedzeń komisji, celowe jest przyjecie „przy okazji” ustalenia również w tej sprawie.

3. Właściwą dla tego formą wydaje się uchwalenie oświadczenia wyrażającego intencje lub zawierającego stanowisko w danej sprawie (§ 14.5 Statutu Gminy).

Ostatnio zmienianypiątek, 01 luty 2019 07:03

1 komentarz

  • Wanda Grabowska
    Wanda Grabowska niedziela, 06 styczeń 2019 09:34 Link do komentarza

    Z uwagi na nałożony odgórnie obowiązek publikowania zapisów obrazu i dżwięku nie widzę potrzeby sporządzania szczegółowego protokołu posiedzeń. Protokół powinien zawierać w telegraficznym skrócie najważniejsze elementy jak np. nazwiska radnych, gości, wnioski formalne i merytoryczne oraz wyniki głosowania nad nimi.

Skomentuj

Upewnij się, że zostały wprowadzone wszystkie wymagane informacje oznaczone gwiazdką (*). Kod HTML jest niedozwolony.

© Rada Gminy Kłodawa